Apostil
Czy słyszałeś kiedyś o apostil? Pewnie ta nazwa jest Ci obca, a to jeden z dokumentów, które mogą być dla Ciebie bardzo przydatne. Apostil (fr. apostille) to poświadczenie dokumentu sporządzone w jednym państwie, które pozwala na jego użycie w innym kraju. W pełni legalnie i w pełnym wymiarze.
Ta klauzula weszła w życie w polskich realiach na mocy Konwencji Haskiej z 5 października 1961 roku. Akt w Polsce wszedł w życie dnia 14 sierpnia 2005 roku. Konwencja znosi wymóg legalizacji konsularnej zagranicznych dokumentów urzędowych. Na jej mocy wystarcza do tego apostil, który poświadcza autentyczność podpisu, charakter działania osoby podpisującej, również tożsamość pieczęci lub stempla. Klauzula powinna przyjąć formę na wzór określonej w Konwencji. Apostil jest wydawana na wniosek osoby podpisującej dokument lub będącej jego posiadaczem.
Jakie dokumenty poświadcza apostil?
Do jakich aktów prawnych potrzebna jest ta klauzula? Konwencja Haska jako dokumenty urzędowe określa:
-
dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, od prokuratora, sekretarza sądowego, urzędnika dokonującego doręczeń (huissier de justice);
-
dokumenty administracyjne;
-
akty notarialne;
-
urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby prywatne, tj. zaświadczenia stwierdzające fakt istnienia dokumentu, jego rejestrację, urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
Konwencja nie dotyczy: dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych oraz dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.
Tyle teoria, a jak to wygląda w praktyce? Jakie konkretne akty i dokumenty wymagają poświadczenia przez klauzulę apostil? Wydaje się ją przede wszystkim dla:
-
aktów zawarcia małżeństwa,
-
dyplomów,
-
aktów urodzenia,
-
aktów zgonu,
-
patentów,
-
wyroków sądowych,
-
aktów notarialnych.
Kto wydaje apostil?
W Polsce zajmują się tym przede wszystkim organa rządowe. Poszczególne rodzaje dokumentów poświadczają instytucje adekwatne do ich charakteru.
-
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego – apostil dla dyplomów wyższych uczelni.
-
Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego – dla dyplomów uczelni artystycznych.
-
Minister Obrony Narodowej – dla dyplomów uczelni wojskowych.
-
Minister Zdrowia – dla dyplomów uczelni medycznych.
-
Minister Infrastruktury – dla dyplomów szkół morskich.
-
Ministerstwo Edukacji Narodowej – dla świadectw maturalnych.
-
Kuratoria oświaty (odpowiednio do regionu) – dla świadectw szkolnych.
-
Związek Rzemiosła Polskiego – dla dyplomów mistrzowskich i świadectw rzemieślniczych.
Apostil a legalizacja – różnice
Jakie są różnice między apostilem a legalizacją? Dokument należy poddać jednemu lub drugiemu w zależności od tego, czy ma zostać przedstawiony w państwie będącym stroną Konwencji Haskiej. Legalizacja – w odróżnieniu od klauzuli apostille – jest zdecydowanie bardziej sformalizowana i kosztowna. Określa ją i reguluje prawo miejsca, w którym ma zostać przedłożona. Prawo do legalizacji dokumentów w Polsce posiada konsul danego kraju.